• ÍNDICE

 1.   INTRODUCCIÓN. 4

2.   DEFINICIONES. 4

3.   OBJETIVO Y ALCANCE. 6

4.   PRINCIPIOS APLICABLES AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES. 6

5.   DATOS PERSONALES OBJETO DE TRATAMIENTO POR PARTE DE LA COMPAÑÍA. 7

6.   TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS PERSONALES. 7

7.   FORMAS DE RECOLECTAR LOS DATOS PERSONALES. 7

7.1.     Autorización de Tratamiento de Datos Personales. 7

7.2.     Datos Personales no solicitados. 8

7.3.     Datos Personales suministrados por Aliados, Contratistas o Proveedores. 8

8.   FINALIDADES DEL TRATAMIENTO. 8

a.    Clientes y Potenciales Clientes. 8

b.    Beneficiarios. 9

c.     Proveedores y Contratistas. 10

d.    Aliados. 11

e.     Colaboradores, potenciales colaboradores y excolaboradores. 11

f.     Administradores y Accionistas. 12

g.    Visitantes. 12

9.   TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES Y DATOS DE MENORES DE EDAD. 13

10.     TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE REFERENCIAS FAMILIARES Y/O BENEFICIARIOS DE LOS SERVICIOS. 13

11.     OPERACIONES DE CIRCULACIÓN DE LOS DATOS PERSONALES. 13

11.1. Operaciones de Transmisión de Datos Personales. 14

11.2. Operaciones de Transferencia de Datos Personales. 14

12.     MEDIDAS DE SEGURIDAD Y CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIÓN. 14

13.     DURACIÓN DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES. 14

14.     DERECHOS DE LOS TITULARES Y PROCEDIMIENTO PARA EJERCERLOS. 15

13.1 Derechos de los Titulares. 15

13.2.  Procedimiento para el ejercicio de los derechos de los Titulares. 15

a.     Consultas. 15

b.    Reclamos. 16

13.3. Documentos que deben presentarse junto con las Consultas y/o Reclamos. 16

15.     ÁREA RESPONSABLE DE LA PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES AL INTERIOR DE LA COMPAÑÍA. 17

16.     PÁGINA WEB, COOKIES Y HERRAMIENTAS DIGITALES. 17

17.     IDENTIFICACIÓN Y DATOS DE CONTACTO DEL RESPONSABLE: 17

18.     VIGENCIA DE LA POLÍTICA Y DE LAS BASES DE DATOS PERSONALES. 17

 1.  INTRODUCCIÓN

 COMFUNSER S.A.S identificada con NIT No. 809.006.522-5 (en adelante “la Compañía) es una sociedad que tiene como objeto social principal la prestación de servicios funerarios, adquiriendo la calidad de Responsable del Tratamiento de la información personal de todas las personas naturales con las que interactúa en el desarrollo de sus labores, razón por la cual pone en conocimiento de todos los Titulares la presente Política de Protección de Datos Personales (en adelante “la Política”), la cual establece los lineamiento del Tratamiento que se realizará sobre la información de conformidad con  la Ley 1581 de 2012 y, demás normas que la complementen o modifiquen.  

 2.  DEFINICIONES 

a.    Aliados: Se entenderá por Aliados los terceros ajenos a la Compañía con la que ésta celebre acuerdos para el ofrecimiento de productos o servicios relacionados con su objeto social.

b.    Autorización de Tratamiento de Datos Personales: Corresponde al consentimiento previo, expreso e informado que otorga el Titular de la información para permitir que la Compañía trate sus Datos Personales.

c.    Aviso de Privacidad: Corresponde a la comunicación que pone a disposición la Compañía para que los titulares conozcan de la existencia de la presente Política, los mecanismos a través de los cuales pueden acceder a ella, sus derechos, finalidades del tratamiento e información de contacto de la Compañía para solicitar rectificación, modificación, actualización o eliminación de sus Datos Personales.

d.    Bases de Datos: Corresponde al conjunto organizado de Datos Personales que son objeto de Tratamiento por parte de la Compañía.

e.    Causahabiente: Persona que está llamada a sustituir en sus derechos y obligaciones a una persona llamada causante (persona fallecida) como titular de derechos u obligaciones.

f.     Consulta: Corresponde a la solicitud que realiza el Titular con relación al conocimiento y/o gestión de sus Datos Personales por parte de la Compañía.

g.    Dato Personal: Es cualquier información vinculada o que pueda vincularse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

h.   Datos Públicos: Son aquellos datos que por su naturaleza o por ley no tienen la calidad de privados, semiprivados o sensibles, dentro de los cuales se puede encontrar los datos relativos al estado civil, la profesión u oficio, la calidad de comerciante o servidor público y la información contenida en sentencias debidamente ejecutoriadas.

i.     Datos Privados:  Son los datos que por su naturaleza íntima o reservada sólo son relevantes para el Titular.

j.     Datos Sensibles: Son aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelan el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como, los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

k.    Datos Semiprivados: Son aquellos datos que no tienen naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no solo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial o de servicios.

l.     Encargado del Tratamiento: Corresponde a la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los Datos Personales.

m.  Grupos de Interés: Corresponde a los diferentes tipos de personas naturales con las que se relaciona la Compañía y sobre los cuales realiza algún tipo de Tratamiento, cómo, por ejemplo: clientes, proveedores, colaboradores, beneficiarios, etc.

n.   Medios de Comunicación: Corresponde a todos los medios a través de los cuales la Compañía se contactará con los Titulares de la información, como, por ejemplo, vía WhatsApp, redes sociales, correo electrónico, teléfono, etc. 

o.    Normativa Aplicable: Corresponde a la legislación aplicable en materia de protección de datos personales, como la Ley 1266 de 2008, Ley Estatutaria 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013, Decreto 886 de 2014, Decreto 1074 de 2015, Título V de la Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio y las demás normas que la complementen, sustituyan o modifiquen.

p.    Proveedores y Contratistas:  Corresponde a aquellos terceros con los que la Compañía entabla relaciones de tipo comercial para el cumplimiento de sus obligaciones legales y contractuales.

q.    Reclamo: Corresponde a la solicitud del Titular, su causahabiente, representante legal o apoderado, sobre inconformidades o quejas respecto a su derecho al habeas data, principalmente lo relacionado con la corrección, actualización o supresión de sus Datos Personales, o en los que caso en que considere que existe o existió incumplimiento de la Normativa Aplicable por parte de la Compañía.

r.    Responsable del Tratamiento: Para efectos de la presente Política corresponderá a la Compañía quien es quien decide sobre las Bases de Datos y el Tratamiento que dará a los Datos Personales que se encuentran bajo su responsabilidad, de conformidad con la Autorización otorgada por el Titular.

s.    Titular(es):  Corresponde a la persona natural cuyos Datos Personales son objeto de Tratamiento por parte de la Compañía. También se considerará Titular quien acredite la representación del éste (apoderado, causahabiente, etc.).

t.     Transferencia:  Corresponde a las operaciones de entrega de los Datos Personales que realiza la Compañía en calidad de Responsable a otros para que realicen el Tratamiento de la información bajo sus propias políticas, denominado Responsables Receptores.

u.   Transmisión: Corresponde a las operaciones de entrega de Datos Personales que realiza la Compañía a terceros para que realicen algún tipo de Tratamiento sobre los mismos, bajo la responsabilidad directa de la Compañía.

v.    Tratamiento: Corresponde a cualquier operación que realice la Compañía sobre los Datos Personales como, por ejemplo, la recolección, almacenamiento, circulación, actualización, eliminación, etc.

 3.  OBJETIVO Y ALCANCE

La presente Política tiene como objetivo principal establecer los lineamientos para el Tratamiento de los Datos Personales que lleguen a ser recolectados, almacenados, circulados y tratados por la Compañía dentro del desarrollo de su objeto social.

Conforme a lo anterior, la Política será de aplicación obligatoria por parte de todos los colaboradores, aliados, proveedores, contratistas y en general, cualquier tercero con el que la Compañía entable relaciones de tipo comercial y, que realicen cualquier tipo de Tratamiento sobre la información personal que la Compañía trata en calidad de Responsable.

4.  PRINCIPIOS APLICABLES AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

La Compañía realizará el Tratamiento de los Datos Personales garantizando en todo momento el cumplimiento de los siguientes principios:

a.    Principio de legalidad: El Tratamiento al cual serán sometidos los Datos Personales que recolecte, trate, circule o elimine la Compañía se realizará de conformidad con la Normativa Aplicable.

b.    Principio de finalidad: El Tratamiento al cual serán sometidos los Datos Personales obedecerá en todo momento a finalidades legitimas de conformidad con la Constitución Política Colombiana y la ley.

c.    Principio de libertad: El Tratamiento de los Datos Personales que realice la Compañía se realizará siempre que se cuente con el consentimiento previo, libre, e informado de los Titulares de la información, salvo en aquellos casos en que no es necesaria la Autorización de conformidad con la Normativa Aplicable.

d.    Principio de veracidad y calidad: La compañía velará porque la información que trate en calidad de Responsable sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

e.    Principio de transparencia: La Compañía velará por garantizar el derecho del Titular de conocer la existencia del Tratamiento al que se está sometiendo su información por parte de ésta.

f.     Principio de acceso y circulación restringida: La Compañía implementará todas las medidas necesarias para garantizar que los Datos Personales solo se compartan con los terceros autorizados por el Titular.

g.    Principio de seguridad: La Compañía implementará las medidas necesarias para garantizar la seguridad de los Datos Personales que se encuentren almacenados en las Bases de Datos bajo su Tratamiento.

h.   Principio de Confidencialidad: La Compañía velará por cumplir las medidas implementadas para garantizar la confidencialidad e integridad de los Datos Personales bajo su Tratamiento.

 5.  DATOS PERSONALES OBJETO DE TRATAMIENTO POR PARTE DE LA COMPAÑÍA

La Compañía recolectará y tratará los Datos Personales que requiera para el cumplimiento de su objeto social, principalmente para el funcionamiento de sus establecimientos, la prestación de los servicios a clientes y beneficiarios, y el cumplimiento de sus obligaciones legales y contractuales. Dentro de los Datos Personales que serán recolectados se encuentran:

a.    Datos de identificación (Ej.: Nombre, cédula, edad, nacionalidad, fecha de nacimiento, etc.)

b.    Datos de contacto (Ej.: Dirección de residencia, teléfonos, correos electrónicos, etc.).

c.    Datos de firma (Ej.: Firma física o electrónica, etc.).

d.    Datos sociodemográficos (Ej.: Estado Civil, estrato, educación, profesión, etc.).

e.    Datos sensibles (Ej.: Voz, huellas dactilares, fotografías, datos médicos o relacionados con el estado de salud, etc.)

f.     Datos de menores (Ej.: Nombres, número de documento de identidad, datos médicos del menor, etc.).

g.    Datos de terceros (Ej.: Nombres, cédulas, datos de contacto, relación de consanguineidad, etc.)

h.   Datos comportamentales (Ej.: Gustos, hábitos, y en general información que permita la mejora continua de los servicios).

i.     Documentos físicos o digitales referentes al estado civil (Ej.: Registro civil de nacimiento, registro civil de defunción, copia del documento de identidad, etc.)

j.     Datos de afiliación e historia laboral (Ej.: ARL, EPS, administradoras de pensiones, cajas de compensación, salario devengado, etc.)

k.    Datos financieros y bancarios (Ej.:  Números de cuentas de bancarias).

l.     Datos de representantes legales o apoderados (nombres, cédulas, datos de contacto, etc.)

m.  Datos de terceros beneficiarios y grupo familiar.

n.   Los demás Datos Personales que se integren en las respectivas Autorizaciones de cada Grupo de Interés. 

6.  TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS PERSONALES 

La Compañía tratará los Datos Personales que recolecte y/o almacene en sus Bases de Datos de manera física, digital y/o automatizada, garantizando en todo momento que cuando el Tratamiento se realice de manera automatizada no se genere ningún tipo de discriminación o afectación a los derechos fundamentales de los Titulares.

 7.  FORMAS DE RECOLECTAR LOS DATOS PERSONALES. 

7.1.               Autorización de Tratamiento de Datos Personales

La Compañía recolectará los Datos Personales de sus Grupos de Interés a través de los formatos de Autorización que ha dispuesto para dicho fin, informando los datos objeto de recolección, el Tratamiento al cual serán sometidos los Datos Personales, las finalidades del Tratamiento, los derechos de los Titulares y los medios a través de los cuales pueden ejercerlos. Dicha Autorización podrá ser recolectada de manera física o verbal, siempre que en todos los casos se permita la conservación y consulta posterior de la misma, salvo en los casos en que la ley faculte al Tratamiento de la información sin Autorización.

En todo caso, la recolección de la información se hará de manera informada y previa al Tratamiento.

7.2.               Datos Personales no solicitados.

Teniendo en cuenta los diferentes vínculos entablados por la Compañía, es posible que la misma obtenga Datos Personales sin haberlo requerido, como sucede en los casos en que el Titular de manera voluntaria comparte o remite su información personal sin que medie solicitud, caso en el cual, la Compañía entenderá expreso el consentimiento del Titular para que esta trate su información de conformidad con las finalidades establecidas en el capítulo 7 de la presente Política.

La Autorización por conducta concluyente o inequívoca se aplicará entre otros a la información de aspirantes y excolaboradores, Aliados, Contratistas y/o Proveedores interesados en entablar relaciones comerciales con la Compañía, así como, Titulares o personas que presenten Consultas o Reclamos, peticiones o quejas ante la Compañía.

7.3.               Datos Personales suministrados por Aliados, Contratistas o Proveedores.

Cuando la Compañía obtenga los Datos Personales de terceros Aliados, Contratistas o Proveedores, validará que los mismos cuenten con la respectiva Autorización del Titular para compartir la información con la Compañía y las finalidades autorizadas para el Tratamiento. 

8.  FINALIDADES DEL TRATAMIENTO.

La Compañía tratará los Datos Personales de sus Grupos de Interés directamente o a través de terceros, considerando los límites de la naturaleza de los Datos, las finalidades autorizadas por el Titular, las disposiciones de la ley y la Constitución Política.

Por su parte, la Compañía solicitará únicamente los datos que considere necesarios para el cumplimiento de sus obligaciones legales y contractuales y, tratará dicha información de acuerdo con cada Grupo de Interés y las finalidades que se describen a continuación: 

a.     Clientes y Potenciales Clientes

·        Tratar la información para celebrar y ejecutar los contratos de prestación de servicios funerarios que celebre la Compañía con los Titulares de la Información.

·        Envío de comunicaciones para el ofrecimiento de productos y servicios a través de los diferentes Medios de Comunicación empleados por la Compañía.

·        Labores de cobranza y gestión de pagos a través de los Medios de Comunicación empleados por la Compañía o mediante Encargados del Tratamiento.

·        Recolectar, almacenar, usar, circular, suprimir, actualizar y en general, tratar la información para validar la identidad del Titular y la veracidad de la información suministrada.

·        Transmitir y/o transferir la información a Aliados y Encargados del Tratamiento para el cumplimiento del objeto social de la Compañía y obligaciones legales y contractuales, ofrecimiento de nuevos productos y en general, las finalidades descritas en este acápite.

·        Almacenar la información en sistemas de almacenamiento en nube y medios digitales.

·        Envío de comunicaciones a través de los Medios de Comunicación adoptados por la Compañía para notificar el estado de los servicios o productos, gestión de la relación comercial, entre otros.

·        Analizar, estudiar y evaluar la información suministrada para mejorar la relación con el Titular, diseñar nuevos productos o servicios y en general, identificar necesidades (estudios de mercado).

·        Compartir la información con las entidades administrativas y judiciales a las que deba compartirse la información en virtud de obligaciones legales, tributarias o requerimientos judiciales.

·        Actualizar la información de los Titulares con los datos que se encuentren en Bases de Datos públicas, de terceros autorizados para dicho fin y de Aliados o Encargados.

·        Consultar, verificar y actualizar comportamiento financiero, comerciales y reputacionales, para detectar el lavado de activos, la financiación del terrorismo, la financiación de la proliferación de armas masivas, fraude, corrupción y otras actividades ilegales, así como para presentar la información a autoridades nacionales o internacionales en cumplimiento de las normas sobre prevención de actividades ilícitas.

·        Consultar, actualizar, solicitar, suministrar, reportar, procesar, confirmar, intercambiar, modificar, emplear, analizar, conservar y recibir toda la información relacionada con el comportamiento crediticio, financiero, comercial, de servicios y la proveniente de terceros países de la misma naturaleza a cualquier operador de información debidamente constituido o entidad que maneje o administre Bases de Datos con fines similares a dichos operadores, dentro o fuera del territorio nacional.

·        Reportar ante operadores de información las actividades financieras (negativas o positivas) que deban ser reportadas de conformidad con la Ley 1266 de 2012.

·        Recolección de pagos a través de Encargados del Tratamiento.

·        Las demás que se integren en la respectiva Autorización. 

b.     Beneficiarios

·        Tratar la información para celebrar y ejecutar los contratos de prestación de servicios funerarios que celebre la Compañía con los Clientes y dentro de los cuales se encuentre el Titular como beneficiario.

·        Envío de comunicaciones para el ofrecimiento de productos y servicios a través de los diferentes Medios de Comunicación empleados por la Compañía.

·        Almacenar la información en sistemas de almacenamiento en nube y medios digitales.

·        Envío de comunicaciones a través de los Medios de Comunicación adoptados por la Compañía para notificar el estado de los servicios o productos, gestión de la relación comercial, entre otros.

·        Analizar, estudiar y evaluar la información suministrada para mejorar la relación con el Titular, diseñar nuevos productos o servicios y en general, identificar necesidades (estudios de mercado).

·        Compartir la información con las entidades administrativas y judiciales a las que deba compartirse la información en virtud de obligaciones legales o requerimientos judiciales.

·        Actualizar la información de los Titulares con los datos que se encuentren en Bases de Datos públicas, de terceros autorizados para dicho fin y de Aliados o Encargados.

·        Recolectar, almacenar, usar, circular, suprimir, actualizar y en general, tratar la información para validar la identidad del Titular y la veracidad de la información suministrada.

·        Transmitir y/o transferir la información a Aliados y Encargados del Tratamiento para el cumplimiento del objeto social de la Compañía y obligaciones legales y contractuales, ofrecimiento de nuevos productos, etc.

·        Las demás finalidades que se integren en la respectiva Autorización. 

c.     Proveedores y Contratistas

·        Recolectar, almacenar, actualizar, circular, suprimir y en general, tratar la información para dar cumplimiento a las obligaciones legales y contractuales a las que haya lugar en virtud de la relación comercial que se entable.

·        Contactar y contratar a los Proveedores y/o Contratistas que la Compañía requiera para el desarrollo de sus actividades.

·        Procesar y reportar la información contable, legal y tributaria relacionada con los Proveedores y Contratistas, así como, con los servicios prestados o productos suministrados.

·        Ejercer los derechos y cumplir con las obligaciones que se generen en virtud de la relación que se entable con la Compañía.

·        Consultar, actualizar, solicitar, suministrar, procesar, recolectar, confirmar, intercambiar, modificar, emplear, analizar, conservar, recibir y enviar toda la información del Titular que se refiere al comportamiento crediticio, financiero, comercial, de servicios y la proveniente de terceros países de la misma naturaleza o cualquier operador de información debidamente constituido o entidad que maneje o administre Bases de Datos con tales fines, dentro o fuera del territorio nacional.

·        Verificar el cumplimiento de las políticas de la Compañía en materia de selección y contratación de Proveedores y Contratistas.

·        Verificar la información en centrales de riesgo o listas restrictivas, con el propósito de utilizarla para determinar la procedencia de la relación comercial.

·        Remitir comunicaciones de tipo legal, comercial y contractual a través de los Medios de Comunicación adoptados por la Compañía.

·        Las demás que se integren en la respectiva autorización. 

d.     Aliados 

·        Recolectar, almacenar, actualizar, circular, suprimir y en general, tratar la información para dar cumplimiento a las obligaciones legales y contractuales a las que haya lugar en virtud de la relación comercial que se entable.

·        Realizar convenios empresariales para el desarrollo de actividades relacionadas con servicios funerarios y el objeto social de la Compañía.

·        Realizar todas las actividades necesarias para dar cumplimiento a los convenios y contratos existentes y que lleguen a existir con Aliados.

·        Contactar y contratar con Aliados para desarrollar servicios en diferentes regiones.

·        Procesar y reportar la información contable, legal y tributaria relacionada con los convenios o alianzas, a las entidades administrativas a las que se deba reportar.

·        Verificar el cumplimiento de las políticas de la Compañía en materia de estudios para selección y aprobación de Aliados.

·        Verificar la información en centrales de riesgo o listas restrictivas, con el propósito de utilizarla para determinar la procedencia de la relación comercial.

·        Las demás que se integren en la respectiva Autorización. 

e.     Colaboradores, potenciales colaboradores y excolaboradores.

·        Recolectar, almacenar, actualizar, circular, suprimir y en general, tratar la información para dar cumplimiento a las obligaciones legales y contractuales a las que haya lugar en virtud de la relación laboral que se entable.

·        Desarrollar procesos de selección, evaluación y vinculación laboral.

·        Realizar estudios de seguridad sobre la información suministrada (visitas, actividades académicas, profesionales, laborales, información familiar, residencia, etc.)

·        Cumplir con las obligaciones legales en materia laboral como pago de salario, prestaciones sociales y demás obligaciones que se desprendan de la relación laboral.

·        Cumplir con las políticas de selección, contratación y gestión humana de la Compañía.

·        Diseñar y ajustar beneficios de naturaleza legal y extralegal para los Titulares.

·        Verificar el cumplimiento de las políticas de la Compañía en materia laboral.

·        Administrar los sistemas de información, incluyendo la generación de copias y archivos de seguridad en los equipos proporcionados por la Compañía a los colaboradores.

·        Realizar programas de bienestar empresarial, vigilancia del sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, y para actividades de promoción y prevención de riesgos en la salud de los colaboradores.

·        Presentar, solicitar y gestionar información para tramitar ante entidades relacionadas con el Sistema General de Seguridad Social, como por ejemplo las solicitudes de reembolso por licencias o incapacidades ante entidades como EPS, IPS, etc.

·        Enviar comunicaciones a través de los Medios de Comunicación definidos por la Compañía, con información comercial, publicitaria, de capacitaciones y demás notificaciones que deba remitir la Compañía a sus colaboradores.

·        Compartir la información con Aliados, Proveedores o Contratistas y en general, Encargados del Tratamiento para el cumplimiento del objeto social de la compañía.

·        Grabación de imagen, tomas de fotografía y demás medios tecnológicos utilizados por la Compañía para garantizar la seguridad en sus instalaciones, así como, grabar reuniones empresariales y relacionadas con el cumplimiento de las labores de los colaboradores.

·        Utilizar la voz e imagen de los colaboradores para uso institucional, promoción de los servicios prestados por la Compañía, a través de redes sociales, página web y eventos empresariales.

·        Las demás que se integren en la respectiva Autorización. 

f.      Administradores y Accionistas

·        Recolectar, almacenar, actualizar, circular, suprimir y en general, tratar la información para dar cumplimiento a las obligaciones legales a las que haya lugar, de acuerdo con el vinculo entablado con el Titular.

·        Verificar el cumplimiento del régimen de inhabilidades e incompatibilidades de conformidad con la ley, para el desempeño del cargo.

·        Verificar el cumplimiento de los requisitos de idoneidad personal y profesional exigidos por ley y por normas internas de la Compañía para ejercer su cargo.

·        Adelantar los trámites de inscripción a los que haya lugar ante la Cámara de Comercio y demás entidades respectivas.

·        Remitir información de utilidad para el cumplimiento de su cargo.

·        Realizar actividades administrativas, contables y tributarias que permitan a la Compañía cumplir con sus obligaciones legales, empresariales, tributarias, etc.

·        Las demás que se integren en la respectiva Autorización. 

g.     Visitantes

·        Gestionar la seguridad de los diferentes establecimientos de la Compañía.

·        Atender requerimientos de las autoridades administrativas y/o judiciales relacionadas con sucesos acontecidos dentro de las instalaciones de la Compañía.

·        Gestionar riesgos o accidentes dentro de las instalaciones de la Compañía.

·        Garantizar la seguridad de los bienes, activos y personas que se encuentren dentro de las instalaciones de la Compañía.

·        Efectuar investigaciones frente a casos o situaciones de riesgos que se presenten al interior de la Compañía y que puedan generar violaciones a las medidas de seguridad establecidas. 

9.  TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES Y DATOS DE MENORES DE EDAD.

Teniendo en cuenta el objeto social de la Compañía, es posible que se recolecten Datos Personales Sensibles y datos de menores de edad, para lo anterior, la Compañía solo solicitará los Datos Sensibles que sean estrictamente necesarios para el cumplimiento de sus obligaciones legales y contractuales.

Para los Datos Personales de menores de edad, la Compañía requerirá a los representantes legales del menor para que otorguen la Autorización del Tratamiento de dicha información, la cual se limitará únicamente a los datos que sean necesarios para prestar los servicios contratados y el cumplimiento de obligaciones legales.

Cuando el Tratamiento se realice sobre datos de menores se enmarque en la clasificación de Datos Públicos (Nombre, número de documento de identidad, etc.) que no requiera Autorización, la Compañía velará de igual forma por garantizar la seguridad, confidencialidad y Tratamiento adecuado de dicha información. 

10.  TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE REFERENCIAS FAMILIARES Y/O BENEFICIARIOS DE LOS SERVICIOS.

De acuerdo con el objeto social y los servicios prestados por la Compañía, es posible que se requiera información personal de referencias personales, familiar y Datos Personales de beneficiarios, caso en el cual, la Compañía se limitará a solicitar la información necesaria para la prestación de los servicios y el cumplimiento de sus obligaciones legales y contractuales.

Conforme a lo anterior, los Clientes deben tener en cuenta que es necesario que se encuentren autorizados por dichas personas para entregar su información personal para el Tratamiento de ésta de acuerdo con las finalidades establecidas en el Capitulo 7 de la presente Política.

11.  OPERACIONES DE CIRCULACIÓN DE LOS DATOS PERSONALES.

De conformidad con los servicios y objeto social de la Compañía es posible que ésta requiera compartir los Datos Personales que se encuentran bajo su administración con Aliados, Proveedores o Contratistas, lo cual se realizará a través de las siguientes operaciones:

11.1.   Operaciones de Transmisión de Datos Personales.

Cuando la Compañía requiera compartir los Datos Personales con Proveedores o Contratistas, celebrará los acuerdos de Transmisión a los que haya lugar, velando porque dichos terceros cumplan con la Normativa Aplicable, realicen el Tratamiento de acuerdo con las finalidades establecidas para cada Grupo de Interés y garanticen la seguridad, integridad y confidencialidad de esta.

11.2. Operaciones de Transferencia de Datos Personales.

Cuando la Compañía requiera compartir la información con Aliados nacionales o internacionales, celebrará los acuerdos de Transferencia a los que haya lugar, validando que los mismos cumplan con la Normativa Aplicable y se limiten a las finalidades autorizadas por los Titulares.

Para el caso de Transferencias internacionales, la Compañía validará que los terceros Aliados se encuentren en las regiones autorizadas por la Superintendencia de Industria y Comercio, así como, que dichos Aliados cumplan con las medidas establecidas en la Normativa Aplicable.

 

12.  MEDIDAS DE SEGURIDAD Y CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIÓN.

La Compañía implementará todas las medidas necesarias para garantizar la confidencialidad, seguridad e integridad de la información personal que se encuentra bajo su administración, restringiendo el acceso, la disponibilidad y consulta de ésta por parte de terceros no autorizados para su conocimiento.

A su vez, la información que se encuentre clasificada como confidencial de acuerdo con el tipo de Dato Personal, será manejada únicamente por los colaboradores autorizados para dicho fin.

La compañía celebrará los acuerdos de confidencialidad a los que haya lugar para velar porque no se presente situaciones de pérdida, adulteración, robo, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento de la información.

 13.  DURACIÓN DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES.

La Compañía almacenará, tratará y conservará tanto los Datos Personales como los archivos y documentos donde se encuentren identificados, por el periodo que la normativa lo exija. A su vez, el Tratamiento se realizará por el tiempo necesario de acuerdo con las finalidades aceptadas por los Titulares, el vinculo contractual, la relación legal y en general, por el término que sea necesario para que la Compañía de cumplimiento a sus obligaciones legales, tributarias y contractuales. 

14.  DERECHOS DE LOS TITULARES Y PROCEDIMIENTO PARA EJERCERLOS.

13.1 Derechos de los Titulares

Los Titulares de los Datos Personales que se encuentren bajo la administración de la Compañía tiene derecho a:

a.  Conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales suministrados a la Compañía, en calidad de Responsable del Tratamiento, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, así como, sobre aquellos datos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

b.  Solicitar prueba de la Autorización otorgada a la Compañía, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento de acuerdo con lo establecido en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.

c.  Ser informado previa solicitud, respecto del uso que la Compañía le ha dado a sus Datos Personales.

d.  Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a la Normativa Aplicable.

e.  Revocar la Autorización y/o solicitar la supresión de sus Datos Personales cuando advierta que no se respetan los principios, derechos o garantías constitucionales y legales en el Tratamiento.

f.   Acceder en forma gratuita a su Datos Personales que se encuentren bajo la administración de la Compañía.

g.  Los demás que reconozca la Normativa Aplicable. 

13.2.  Procedimiento para el ejercicio de los derechos de los Titulares

La Compañía cuenta con diferentes mecanismos para que los Titulares puedan conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus Datos Personales y en general, ejercer los derechos descritos anteriormente.

Para lo anterior, la Normativa dispone que los Titulares pueden presentar Consultas o Reclamos, los cuales deben ser atendidos de manera práctica, sencilla, oportuna y eficiente, razón por la cual a continuación se describe el procedimiento para la atención de estas:

a.     Consultas.

Cuando los Titulares de la información pretendan presentar Consultas en materia de protección de Datos Personales deberán realizarlas por escrito y remitirlas a los correos que se señalan el Capítulo 14. Dichas Consultas serán atendidas por la Compañía dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a su presentación. 

Cuando no sea posible atender las Consultas en el término señalado anteriormente, la Compañía informará al peticionario los motivos por los cuales se requiere un término mayor, el cual no superará los cinco (5) días hábiles siguientes a la fecha de vencimiento del primer término.  

b.     Reclamos

Cuando los Titulares pretendan presentar un Reclamo en torno al Tratamiento de sus Datos Personales, deberán realizarlo por escrito a través de los canales dispuestos para dicho fin los cuales se identifican en el Capítulo 14 de la presente Política y, deberán indicar los hechos en los cuales fundamentan su petición. 

Los Reclamos serán atendidos dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la fecha de recibo de éstos y cuando no sea posible atender la petición dentro del término indicado anteriormente, se le informará al peticionario los motivos de la demora y la fecha en la que se dará respuesta, lo cual no superará los ocho (8) días hábiles siguientes a la fecha de vencimiento del primer término. 

Recibido el reclamo se incluirá en la Base de Datos la leyenda “Reclamo en Trámite” y el motivo de éste, dicha inclusión se realizará en un término no mayor a dos (2) días hábiles. 

c.    Revocatoria de Autorización de Tratamiento

Cuando se pretenda la revocatoria de la Autorización de Tratamiento otorgada a la Compañía, se deberá presentar la solicitud por escrito y la Compañía validará la procedencia de esta de conformidad con las políticas de retención documental y los términos de almacenamiento de la información establecidos en la ley. 

A su vez, se validará que la revocatoria no vulnere deberes legales o contractuales en cabeza de la Compañía. 

13.3. Documentos que deben presentarse junto con las Consultas y/o Reclamos.

Cuando los Titulares, sus causahabientes o sus representantes legales presenten Consultas y/o Reclamos deberán acompañar la solicitud con los siguientes documentos:

a.  Titulares: Copia del documento de identidad.

b.  Causahabientes: Copia del documento de identidad, documente que acredite la relación con el causante, registro civil de defunción del Titular y número de documento de éste.

c.  Representante Legal o apoderado: Copia del documento de identidad, poder que acredite la calidad en la actúa, copia del documento de identidad del Titular. 

15.  ÁREA RESPONSABLE DE LA PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES AL INTERIOR DE LA COMPAÑÍA. 

El área encargada de la atención de reclamos y solicitudes relacionadas con la protección de Datos Personales en la Compañía se describe a continuación:

Nombre del área: Recursos Humanos

Correo Electrónico para presentación dePQRS:habeasdata@comfunser.com

Teléfono:  3209506642 

16.  PÁGINA WEB, COOKIES Y HERRAMIENTAS DIGITALES.

Teniendo en cuenta que la Compañía ha dispuesto su página web como medio principal de contacto con sus clientes y Grupos de Interés, así como para mejorar la experiencia de los usuarios, es importante mencionar que la misma podrá implementar herramientas digitales y de servidor como lo son las cookies, herramientas sobre las cuales se podrá conocer mayor información directamente en el sitio web.  A su vez, cuando se utilicen dichas herramientas, el Titular podrá indicar en el sitio web si desea o no la instalación de cookies, teniendo de igual forma, la opción de desactivarlas en la configuración de navegador. 

17.  IDENTIFICACIÓN Y DATOS DE CONTACTO DEL RESPONSABLE:

Como se mencionó desde el inicio de la presente Política COMFUNSER S.A.S identificada con NIT No. 809.006.522-5, es la Responsable del Tratamiento de los Datos Personales de cada uno de sus Grupos de Interés y su información de contacto se describe a continuación:

Domicilio Principal: Ibagué, Tolima.

Dirección: Carrera 5 No. 39-28, Barrio la Macarena Parte Alta

Correo electrónico: habeasdata@comfunser.com

 

18.  VIGENCIA DE LA POLÍTICA Y DE LAS BASES DE DATOS PERSONALES.

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales se encuentra vigente desde el 11 de junio de 2024.

Cualquier cambio sustancial de conformidad con lo establecido en la Normativa Aplicable, será comunicado a los Titulares a través del sitio web de la Compañía y demás Medios de Comunicación que ésta considere adecuados para dicho fin.

Por su parte, las Bases de Datos Personales que se encuentren y/o lleguen a ser administradas bajo la presente Política atenderán su vigencia de conformidad con lo indicado en Capitulo 13.